Il fascicolo viene gestito e aggiornato principalmente dai SUAP (Sportello Unico per le Attività Produttive) e dalle amministrazioni responsabili dei vari procedimenti che riguardano l’impresa.
Ogni volta che un nuovo documento rilevante viene creato, questo viene inviato alle Camere di Commercio, che lo integrano nel fascicolo in formato digitale.
I documenti devono essere inviati alle Camere di Commercio entro cinque giorni dalla decisione dei provvedimenti amministrativi.
Esistono tempi specifici per le SCIA e per i procedimenti con silenzio-assenso, ma, in ogni caso, la documentazione deve essere inviata tempestivamente per l’integrazione nel fascicolo.
Per garantire un’organizzazione chiara e facile da consultare, i documenti sono catalogati secondo una tassonomia specifica. Questa classificazione, consente di raggruppare i documenti per tipologia, come ad esempio autorizzazioni, certificati e verbali di controllo.
Le Camere di Commercio competenti sono responsabili della conservazione sicura dei documenti nel fascicolo, rispettando il GDPR e le linee guida nazionali per la conservazione digitale. I documenti delle imprese individuali saranno eliminati o anonimizzati al termine del periodo di conservazione previsto.
Gli enti pubblici possono accedere gratuitamente ai dati aziendali tramite i servizi di interoperabilità digitale offerti dalla Piattaforma Digitale Nazionale Dati.
Le imprese, invece, potranno consultare gratuitamente il proprio fascicolo.
I soggetti privati dovranno pagare diritti di segreteria per accedere ai dati di altre aziende o ai documenti di interesse.
Il trattamento dei dati personali contenuti nel fascicolo è regolato dal decreto, che stabilisce i ruoli di titolari e responsabili del trattamento.
Le Camere di Commercio, i SUAP e le altre amministrazioni coinvolte devono gestire i dati conformemente al GDPR, adottando misure adeguate per proteggere i dati da accessi non autorizzati.
Il funzionamento del Fascicolo Informatico è intuitivo e accessibile tramite il portale online delle Camere di Commercio o altre piattaforme autorizzate. Ecco i passaggi principali per l’accesso e la consultazione:
Accesso tramite SPID, CIE o CNS: I legali rappresentanti delle imprese possono accedere al fascicolo utilizzando uno dei sistemi di identificazione digitale riconosciuti, come SPID (Sistema Pubblico di Identità Digitale), CIE (Carta d’Identità Elettronica) o CNS (Carta Nazionale dei Servizi).
Consultazione e Download: Nel fascicolo è possibile consultare e scaricare documenti come: Certificati di iscrizione al Registro delle Imprese; Bilanci aziendali; Visure camerali; Certificati di qualità e attestazioni varie.
Gestione dei documenti: È possibile gestire e aggiornare i documenti presenti, grazie all’interfaccia intuitiva del sistema che guida l’utente in ogni operazione.
